外贸新客户开发邮件不少外贸新手往往不清楚具体应该怎么去写,下面就让米贸搜外贸客户开发软件来给大家说明一些需要我们注意的地方。
1、简洁
简洁指的是我们写的外贸新客户开发邮件必须简短、精悍,不能拖沓。基本的原则就是:能用图片表格,就不用文字;能用数字的,绝不用英文;能用单词,绝不用短语;能用短语,绝不用长句。而且,要少用第一人称,多用被动语态。上面提到了图片,但使用图片也需要注意,不要盲目地使用图片。图片的目的是帮助客户理解语言不好描述的东西,传递产品信息、公司信息,而不是单单做个精美的样子。切忌使用大图片,这会导致邮件加载速度很慢,甚至被客户邮箱过滤掉。在保证图片清晰的基础上,尽量缩减图片尺寸。另外,一封开发信中肯定不能只有图片,文字是必不可少的。
2、正确
正确是指我们写开发信的内容和文字都必须正确,尽量避免拼写错误和表达错误。这些错误容易引起客人的误解,不便于客人阅读,导致读不下去。所以,发开发信的时候,多检查下是否有错别字,不要犯这种低级错误。单词写错了,很容易导致整句话意思不清楚,让客户边看开发信边猜测语句意思可能是不行的。
3、明了
明了指的是开发信的主旨一定要清晰,目的明确,不要词不达意、模棱两可。因此,写开发信的时候尽量保证语句内容通俗易懂,不要用生僻的词汇,尤其是对非英语母语的国家的客户。写开发信不需要多好的文采水平,即便自己英文水平很好,也不要把一封开发信写的过于复杂,这容易导致客户很难搞懂开发信的内容意思。
4、礼貌
礼貌是人与人交流中必不可少的,不同国家人之间也需要讲礼貌。不要使用粗俗的词汇,或者那种让人看着就觉得冷冰冰的字句。这会影响到客户对于写信人的判断和好感度。开发信的开头一般要写:Dear Sir之类的词语,最好不要留空,没有称谓,如果你知道客户的具体名称,那么使用客户的姓名会更好些。礼貌方面,最基本的称谓和尊重一定要有。
5、完整
完整指的是开发信一定要表达完整。大家想一下,如果你是客户,收到一封开发信,结果连基本的产品信息都不完全,会主动回复吗?一般情况下,肯定是没人会回复这种邮件的。所以,一封好的开发信一定要内容完整,关键信息要齐全,不要丢三落四。
6、个性
这点是基于其他几点的基础上,添加的妙笔,让你的邮件脱颖而出。打个比方,一个产品通常叫做ABC,而发现客户经常使用ACB称呼产品。那么,我们写回复邮件的时候不如也写ACB。也就是说,条件允许的情况下,保持和客户语言的一致性,会让客户更容易对你产生印象。
7、条理
条理指的是外贸新客户开发邮件的内容需要有条理,内容顺序遵循正常的逻辑性,不要想到一点说一点,搞得整个开发信内容看起来乱七八糟。表达内容较多的时候,合理使用逻辑词汇:首先、其次、再次、最后等等,或者标注1、2、3、4等数字表明内容结构。
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