米贸搜外贸客户开发软件提醒大家:开发外贸客户邮件,不是简单地发送一封邮件就行了,我们首先要建立什么样的开发信才是一封好的开发信的概念。一封好的开发信格式需要满足以下几个要素:
第一:简洁
简洁指的是我们写的邮件必须简短、精悍,不能拖沓。基本的原则就是:能用图片表格,就不用文字;能用数字的,绝不用英文;能用单词,绝不用短语;能用短语,绝不用长句。而且,要少用第一人称,多用被动语态。上面提到了图片,但使用图片也需要注意,不要盲目地使用图片。图片的目的是帮助客户理解语言不好描述的东西,传递产品信息、公司信息,而不是单单做个精美的样子。切忌使用大图片,这会导致邮件加载速度很慢,甚至被客户邮箱过滤掉。在保证图片清晰的基础上,尽量缩减图片尺寸。另外,一封开发信中肯定不能只有图片,文字是必不可少的。
第二:正确
正确是指我们写开发信的内容和文字都必须正确,尽量避免拼写错误和表达错误。这些错误容易引起客人的误解,不便于客人阅读,导致读不下去。所以,发开发信的时候,多检查下是否有错别字,不要犯这种低级错误。单词写错了,很容易导致整句话意思不清楚,让客户边看开发信边猜测语句意思可能是不行的。
第三:明了
明了指的是开发信的主旨一定要清晰,目的明确,不要词不达意、模棱两可。因此,写开发信的时候尽量保证语句内容通俗易懂,不要用生僻的词汇,尤其是对非英语母语的国家的客户。写开发信不需要多好的文采水平,即便自己英文水平很好,也不要把一封开发信写的过于复杂,这容易导致客户很难搞懂开发信的内容意思。
第四:礼貌
礼貌是人与人交流中必不可少的,不同国家人之间也需要讲礼貌。不要使用粗俗的词汇,或者那种让人看着就觉得冷冰冰的字句。这会影响到客户对于写信人的判断和好感度。开发信的开头一般要写:Dear Sir之类的词语,最好不要留空,没有称谓,如果你知道客户的具体名称,那么使用客户的姓名会更好些。礼貌方面,最基本的称谓和尊重一定要有。
第五:完整
米贸搜提醒大家:完整指的是开发信一定要表达完整。大家想一下,如果你是客户,收到一封开发信,结果连基本的产品信息都不完全,会主动回复吗?一般情况下,肯定是没人会回复这种邮件的。所以,一封好的开发信一定要内容完整,关键信息要齐全,不要丢三落四。
第六:个性
这点是基于其他几点的基础上,添加的妙笔,让你的邮件脱颖而出。打个比方,一个产品通常叫做ABC,而发现客户经常使用ACB称呼产品。那么,我们写回复邮件的时候不如也写ACB。也就是说,条件允许的情况下,保持和客户语言的一致性,会让客户更容易对你产生印象。
第七:条理
条理指的是开发信内容需要有条理,内容顺序遵循正常的逻辑性,不要想到一点说一点,搞得整个开发信内容看起来乱七八糟。表达内容较多的时候,合理使用逻辑词汇:首先、其次、再次、最后等等,或者标注1、2、3、4等数字表明内容结构。
第八:方便阅读
一封开发信写好后,检查下开发信的整体格式是否方便阅读。不要为了追求醒目而使用特殊的字体,因为客户那边不一定支持这种字体的显示,打开会导致乱码,无法阅读。一般情况下,选择常用字体作为书写格式,比如:Arial、Times New Roman等常用的英文字体。除此之外,大段文字加颜色、加粗、全篇大写都不宜采用,容易被归类为垃圾邮件。
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