打电话其实也是一种开发外贸客户的方法,但很多人不知道具体该说些什么,下面就让米贸搜外贸客户开发软件来告诉大家。
首先在与客户的每一通电话里,我们都要融入自己的情感,如果你打电话的时候是面带笑容的,那么客户也会在电话的那头感觉到你的笑容,感觉到你的热诚。面带笑容,充满热情的跟客户通话是最基本的要求,从而让客户记住了你的声音,记住你的名字。
其次我们要明白,在外贸业务过程中,电话主要是起到“信息获取”、“客户提醒”、“客户激活”、“推波助澜”的作用,它也一定是与邮件相辅相成的。
比如通话的开场问候:
Hello, this is xx from xx(company).
I’m in the line of XX business.
我是xx公司的xx,我们是从事xxx
正题:
Have you received the email I sent on XX which subject is xx.
您收到过一封标题为xxx的邮件吗?
所以邮件的标题一定要简洁有力,同时一定要注重移动端邮件显示优化的问题
联想客户的回复:
If the answer is No, then you can say: Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.
If the answer is Yes, then you can say: With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?
Do you have plan for developing new product this season ?
这个季度有开发新产品的计划吗?
Do you have suppliers for xx in China ?
您在中国有xx产品的供应商吗?
Do you need sample to test ?
你需要样品进行测验吗?
结尾:
I will email you later, thank you.
So glad to talk with you , have a nice day.
Goodbye !
同时我们在打电话之前要事先打好草稿,列一个简单的提纲,模拟一遍你要说的话,客户可能问的问题,而你又要怎么去回复。在明确你这次打电话的“目的”的前提下,“设计”一个高质量的通话内容。
但是记住一个原则,电话交流过程中,不要总是你在说,而是要形成互动式的对话,因为真正的主角是客户,你需要通过这通电话,了解到客户的真正需求和真实想法,这样才有利于你制定后期的跟进策略。
4. 常用电话英文
问候、表明身份
来电一方
一开始打招呼,可以用最基本的问候语:
Hello./Good Morning./Good Afternoon.
哈囉 / 早安 / 午安
表明你的身份:
This is (name) speaking.
这里是 _____。
说明想要找的接听对象:
Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). / I’m trying to contact (name).
可以请帮我转接给(某人)吗?/ 我要找 (某人)。/ 我要连络的人是(某人)。
在商业电访中,有很多时候来电的一方是代表公司出面洽谈,所以在「表明身分之后」,常常会加一句「说明来历」的自介话语:
I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).
这通电话是来自(某公司或机构)。
接电话一方
表明身分:
Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?
您好,这里是 _____。/ ____,需要什么帮忙吗?
假如打电话到一间公司或是公司客服部门的时候,电话人员通常会在来电者讲话之前先自我介绍,一般都会这么说:
Hello, (company or institution) , how may I help you?
您好,(公司名或机构),我可以帮您什么忙吗?
要求更多讯息、信息时
假如来电一方没有报名字,可以用以下句子询问:
May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?
请问这通电话是来自____?
来电一方提出来电需求
要求找特定人士:
Could I speak to someone who (specific function, ex:manages customer service, or is incharge of product development)?
我想找(某个特定部门,例如:客服部门,或是产品控管部门)
表明特定要求:
I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr.Melson).
您好,我想要预约。
请对方帮忙转接:
Could you put me through to extension number (numbers) , please?
你能替我转接电话到这里吗?
米贸搜外贸客户开发软件提醒大家:这个部分没有固定的形式,端看电话内容是什么。基本上只要掌握住「清楚表达目的」与「注意礼貌」这两个看似简单但极为重要的要点就可以囉。
稍待或转接电话
请对方稍待:
Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.
请稍待一下。
帮对方转接电话:
I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.
我将为您转接,请稍等。
无法满足来电者需求时的回答
有时候我们可能无法立即处理来电者的需求,可能是他要找的人刚好不在,或是电话满线无法转接,这种情况太多见了,而以下就帮你列举几种最常见的情况:
I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.
____恐怕现在不方便接电话,我能留个讯息吗?
I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.
不好意思,您打错电话了。
I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?
目前这支电话忙线中,您可以等会儿再回播吗?
通话中遇到沟通问题
有时候因为环境吵杂或是通讯质量不佳,通话中可能会有听不清楚的情形,你可以用以下应对方式来处理:
I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?
我听不大清楚 / 不好意思可以请你讲大声一点吗?/ 你能重复一次刚刚说的话吗?
I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?
收讯似乎不太好,你能再重复一次句子吗?
来电者留资料或讯息
接电话者询问来电者是否留讯息:
Would you like to leave a message? / Can I take your name and number, please?
你想要留个言吗?/ 请问我可以记下你的名字和电话号码吗?
留讯息时遇到需要问清楚的信息,可以直接表达:
Could you spell that for me please? / Would you like (name) to call you back?
不好意思请问可以请你拼出那个字吗?/ 你希望___等等回播吗?
有时候来电者会主动要求留讯息:
Can I leave a message please? / Could you please ask (name) to call me back?
我可以留个讯息吗?/ 可以请___晚点回播吗?
电话中说再见
讲完电话后,别忘了要先说再见再挂电话,在电话里的再见有以下三种讲法:
Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.
感谢您的来电。/ 祝您有愉快的一天。/ 再见。
*补充*
米贸搜提醒大家:在口语中,请人「稍待一会」也可以说 hang on,意思等同于 hold on。虽然 hang on 与 hang up 长得有点像,但是他们可是天差地远哦,前者是「稍待」,而后者是「挂电话」的意思,可别搞错了哦!
【重点整理】
1. 表明清楚自己的身分 (同时注意说话的语调)
2. 注意音量、发音,让对方听请楚自己在说什么
3. 用对方熟悉的语言(依照说话对象不同,用的字词也会不同)
4. 仔细聆听对方的说话内容 (记得给对方一些回应,并注意不要插嘴)
5. 利用例子帮助对方了解谈话内容
6. 随身带着纸、笔。
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